Tất cả chúng ta thương hay mắc sai lầm này. Khi bạn có một nhân viên chủ chốt, người biết tất cả các hoạt động kinh doanh của bạn. Họ giúp bạn thiết lập và nuôi dưỡng khách hàng và nhà cung cấp và bạn tin tưởng rằng họ sẽ gắn bó cùng bạn trong một thời gian dài.
Nhưng điều gì xảy ra nếu họ rời đi ? Điều gì xảy ra nếu người phối ngẫu của họ tái định cư? Điều gì xảy ra nếu họ quyết định nghỉ hưu? Hoặc họ bị bệnh và không thể làm việc nữa? Có tất cả kiến thức của khách hàng hoặc nhà cung cấp bị khóa trong đầu của một thành viên trong nhóm (hoặc trên các ghi chú dán trên bàn của họ) có thể gây rủi ro lớn cho doanh nghiệp của bạn nếu họ quyết định rời đi.
Biết những gì thực sự bị ảnh hưởng
Tại Maui Mastermind, công ty huấn luyện kinh doanh của chúng tôi, chúng tôi khá giỏi trong việc tạo mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp. Mọi thứ được lưu trữ trong một CRM - chương trình quản lý khách hàng. Cá nhân chúng tôi sử dụng Zoho và Infusionsoft, nhưng có một số lựa chọn thực sự tuyệt vời khác ngoài kia. Vì vậy, về phía khách hàng, chúng tôi thực sự tốt về việc theo dõi các liên hệ của chúng tôi.
Nhưng gần đây tôi nhận ra rằng tôi chịu trách nhiệm cho rất nhiều dữ liệu bị thiếu. Trong những năm qua, tôi đã xuất bản 12 cuốn sách và thực hiện một số lượng lớn các tác phẩm quảng cáo xung quanh những lần ra mắt sách đó. Tôi đã tham gia rất nhiều phương tiện truyền thông khác nhau, bao gồm cả truyền hình, chương trình trò chuyện trên radio và podcast. Và tôi đã không làm tốt công việc ghi lại tất cả thông tin đó và bây giờ gần như không thể để theo dõi tất cả. Và tôi nhận ra rằng trong lần ra mắt cuốn sách cuối cùng của mình, những liên hệ và tác phẩm truyền thông đó sẽ giúp tôi tiết kiệm rất nhiều công việc trong khoảng thời gian này.
Tôi nhận ra rằng tôi cần phải đối xử với các mối quan hệ đó giống như tôi tạo mối quan hệ khách hàng và tập trung vào tất cả các thông tin đó.
Vì vậy, hôm nay tôi muốn chia sẻ với bạn những lời khuyên của tôi để tránh một sai lầm tốn kém như vậy trong công việc kinh doanh của chính bạn.
1. Thu thập nhiều thông tin nhất có thể
Khi nhập vào một nhà cung cấp hoặc khách hàng, đừng chỉ điền vào các trường liên hệ tiêu chuẩn (tên, email, điện thoại, tên doanh nghiệp). Thay vào đó, hãy sử dụng CRM của bạn với tiềm năng tối đa của nó với các thẻ hoặc phân loại. Bạn có thể chia nhỏ chúng thành các nhà cung cấp, đối tác liên doanh, liên hệ truyền thông, đối tác kênh, v.v. Bạn đặt tất cả các thông tin ở một nơi.
2. Lưu trữ email
Hầu hết các CRM có khả năng thực hiện những gì được gọi là "ghi lại" e-mail. Vì vậy, nếu tôi gửi e-mail đến Joe Levy, một người lưu trữ podcast, tôi có thể gửi email cho anh ấy nhưng đảm bảo rằng nó cũng được ghi vào hồ sơ khách hàng của anh ấy trong CRM của tôi.
Vì vậy, một năm sau, khi tôi nói chuyện với trợ lý của anh ấy về việc thực hiện một podcast khác, tôi có thể quay lại email và ghi chú ngay trong CRM. Đó là tất cả những điều cần tập trung cho tôi và nhóm tiếp thị của tôi thực hiện hành động thích hợp.
3. Cân nhắc trong việc thiết kế web
Mẹo tiếp theo này rất quan trọng khi đưa dữ liệu của bạn vào CRM. Cân nhắc thiết kế một vài biểu mẫu web đơn giản hoặc các điểm nhập có cấu trúc để đưa dữ liệu vào CRM của bạn đúng cách. Hầu hết các chương trình đều có phiên bản webforms nội bộ của họ. Ví dụ: chúng tôi sử dụng biểu mẫu web khi một trong các huấn luyện viên kinh doanh của chúng tôi tổ chức tư vấn. Đó là một hình thức 473 - còn được gọi là biểu mẫu web sau buổi huấn luyện.
Nó có một loạt các câu hỏi liên quan đến khách hàng và nhu cầu của họ. Nó cũng chứa các thẻ sẽ cung cấp cho chúng tôi thêm thông tin, như chúng đến từ đâu, sản phẩm nào họ quan tâm, v.v ... Tất cả đều ở đó dưới một hình thức và đảm bảo rằng dữ liệu phù hợp được thu thập mỗi khi có ai đó tham khảo ý kiến . Sau đó, vào những dịp không phù hợp để làm việc với khách hàng ngay tại đó và sau đó, chúng tôi có thông tin trong hệ thống của mình cho các cuộc trò chuyện trong tương lai.
Giữ tài liệu phù hợp có vẻ dễ dàng, nhưng đối với nhiều người trong chúng ta rất dễ quên đi. Đó là một trong những điều mà một ngày nào đó bạn sẽ nhìn lại và nói tôi rất vui vì tôi đã đọc bài viết này! Hoặc bạn có thể tự trách mình vì không giữ những dữ liệu truyền thông đó. Sự lựa chọn là của bạn.
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn