Thể hiện sự can đảm là điều cần thiết nếu bạn thực sự muốn giải quyết xung đột ở nơi làm việc. Đương nhiên, sẽ dễ dàng và an toàn hơn nhiều nếu bạn né tránh xung đột và bưng tai bịt mắt làm ngơ.
Tại sao con người hay né tránh việc giải quyết xung đột
Thể hiện sự can đảm là điều cần thiết nếu bạn thực sự muốn giải quyết xung đột ở nơi làm việc. Đương nhiên, sẽ dễ dàng và an toàn hơn nhiều nếu bạn né tránh xung đột và bưng tai bịt mắt làm ngơ. Khốn thay, xung đột không được giải quyết sẽ càng thêm gay gắt. Xung đột không tự biến mất mà chỉ tạm thời sôi âm ỉ dưới bề mặt. Hãy nghĩ tới lúc nước chuẩn bị sôi. Nước nổi vài cái bong bóng trong nồi và sau đó đạt đến nhiệt độ sôi. Tại điểm sôi này, nước sôi dữ dội và liên tục trên bề mặt nồi nước.
Xung đột cũng có cách thể hiện tương tự. Nước trông có vẻ yên lặng nhưng rồi đến một lúc nào đó, thường là lúc tồi tệ nhất, chúng nổi hẳn lên mặt nước. Xung đột không được giải quyết sẽ không biến mất, chúng có thể sôi lên sùng sục bất cứ lúc nào.
Nhiều người sợ giải quyết xung đột. Họ cảm thấy bị đe dọa vì họ có thể không đạt những điều họ muốn nếu phe kia đạt được mục đích. Thậm chí trong những trường hợp thuận lợi nhất, giải quyết xung đột cũng không thoải mái vì mọi người thường thiếu kỹ năng quản lý xung đột. Cuối cùng, người ta có thể bị xúc phạm trong một cuộc xung đột tại công sở và vẫn phải làm việc hiệu quả với nhau hàng ngày.
Lợi điểm của việc giải quyết xung đột
Công sở hiện đại khiến cho việc giải quyết xung đột trở nên quan trọng hơn nhưng cũng khó khăn hơn bao giờ hết. Môi trường làm việc nhóm khiến nảy sinh nhiều xung đột hơn khi những con người khác nhau với những ý kiến khác nhau phải chọn làm việc cùng nhau trong những tình huống phải kề vai sát cánh.
Giao quyền cho những môi trường làm việc truyền thống nơi chỉ có một người sếp giải quyết các xung đột và ra quyết định khiến xung đột xảy ra nhiều hơn với các cộng sự vì họ phải tự mình tìm câu trả lời. Giải quyết xung đột cũng:
- Khiến mọi người phải lắng nghe và cân nhắc các ý kiến khác nhau.
- Giúp mọi người tìm tòi các khả năng và những cách giải quyết khác.
- Tăng cường sự tham gia, ý thức làm chủ và cam kết với những quyết định và mục tiêu của mỗi nhóm hay mỗi người.
Mục tiêu của mọi người hay của nhóm không phải để loại trừ xung đột mà để học cách giải quyết xung đột trên tinh thần xây dựng.
Bạn đã quyết định rằng giải quyết xung đột quan trọng hơn tìm hiểu tất cả các lý do tại sao mọi người hay né tránh xung đột. Sau đây là một số mẹo giúp bạn tiến hành giải quyết xung đột theo cách ít gây sợ hãi và hiệu quả hơn với một cá nhân hay một nhóm.
Giải quyết xung đột
- Hãy tạo nên một môi trường thuận lợi cho việc giải quyết xung đột thành công. Môi trường yên tĩnh và riêng tư là tốt nhất. Trước khi ngồi lại với nhau hãy nhất trí với nhau rằng mục đích của cuộc họp là giải quyết xung đột. Khi bạn nhất trí như vậy, các bên tham gia với sự chuẩn bị kỹ càng.
- Hãy xác định bạn muốn kết quả cuộc họp như thế nào. Một mối quan hệ đồng nghiệp tốt đẹp hơn? Một giải pháp hay hơn cho vấn đề? Có thêm những khả năng khác để các dự án thành công? Mọi người hiểu hơn về nhu cầu và mong muốn của từng cá nhân? Nếu bạn sáng tạo thì các giải pháp thấu đáo và kết quả là vô tận.
- Hãy bắt đầu bằng việc để mỗi bên trình bày quan điểm của mình. Mục đích của việc trao đổi này là để hai bên hiểu rõ quan điểm của nhau. Đảm bảo mỗi bên gắn ý kiến của mình với những dữ liệu thực và các sự kiện nếu có thể. Đây không p hải là lúc thảo luận mà là lúc đặt câu hỏi, làm rõ các luận điểm để hiểu sâu hơn và thực tâm lắng nghe quan điểm của người khác.
- Đồng ý về sự khác nhau của các quan điểm. Các bạn phải cùng nhau nhất trí về vấn đề để bắt đầu tìm được một giải pháp. Thường thì các vấn đề chẳng qua chỉ là sự hiểm lầm. Làm sáng tỏ mọi chuyện có thể chấm dứt nhu cầu giải quyết xung đột. Cố gắng tập trung vào các vấn đề chứ không phải cá tính của những người tham gia. Không chỉ trích lẫn nhau như cách nói “Anh luôn …”
- Hãy khám phá và thảo luận các giải pháp khác nhau. Cố gắng tập trung vào nhu cầu và mong muốn của cá nhân bạn cũng như của người khác. Nói cho cùng, nếu một bên “thắng” thì có nghĩa là bên kia “thua”. Những người có cảm giác họ đã thua sẽ không phải là những cộng sự tốt. Họ nuôi lòng thù hận và thậm chí có thể phá hỏng dự án hay mối quan hệ của bạn. Hãy đảm bảo rằng bạn thảo luận các khả năng tích cực và tiêu cực của mỗi ý kiến đề xuất, trước khi bác bỏ bất kỳ giải pháp nào được nêu ra. Hãy xây dựng một cuộc thảo luận mà các bên đều thấy tích cực và có quyền hạn.
- Hãy nhất trí với một kế hoạch đáp ứng nhu cầu của tất cả các bên và của tổ chức. Nhất trí với các bước tiếp theo cần thiết để tiến hành kế hoạch. Nhất trí việc mỗi người sẽ làm để giải quyết xung đột. Đề ra những mục tiêu rõ ràng và biết cách đo lường thành công như thế nào.
- Hãy làm những điều bạn đã đồng ý làm.
- Khi đã có nhiều kinh nghiệm giải quyết xung đột bạn sẽ thấy thoải mái hơn với việc này. Đó chính là một kết quả tích cực ở nơi làm việc. Nó sẽ giúp tăng cường việc đề xuất ý tưởng, giúp mọi người đoàn kết, giảm tối đa những thái độ tiêu cực và tôn vinh thành công của tất cả mọi người trong việc hướng sự chú ý đến nơi cần thiết – khách hàng.