Quản lý phúc lợi của nhân viên là một nỗ lực quan trọng và tốn nhiều chi phí của doanh nghiệp.
Mặc dù hầu hết người sử dụng lao động được yêu cầu cung cấp các phúc lợi bắt buộc như bảo hiểm xã hội, một số khoản phụ cấp… hầu hết các phúc lợi khác đều mang tính chất tự nguyện và do người sử dụng lao động xác định. Lựa chọn và thiết kế gói phúc lợi là những thành phần quan trọng trong tổng chi phí nhân sự. Trong một số trường hợp, phúc lợi chiếm từ 40% trở lên trong tổng chi phí lương, phúc lợi. Do đó doanh nghiệp nên cân nhắc trong việc thiết kế gói phúc lợi đáp ứng cả nhu cầu của nhân viên và mục tiêu của doanh nghiệp.
1. Xác định các mục tiêu và ngân sách phúc lợi của tổ chức
Bước đầu tiên quan trọng trong việc thiết kế một chương trình phúc lợi cho nhân viên là xác định các mục tiêu của nó. Điều này sẽ cung cấp hướng dẫn tổng thể trong việc thiết lập việc lựa chọn. Nói chung, quá trình này không dẫn đến một danh sách các phúc lợi cụ thể mà là cung cấp một cái nhìn tổng quan về các mục tiêu của tổ chức. Chiến lược kinh doanh và / hoặc nhân sự của tổ chức sẽ giúp định hướng sự phát triển của các mục tiêu này. Các yếu tố như quy mô, địa điểm, ngành và thỏa ước tập thể cần được xem xét. Các mục tiêu phúc lợi không cố định, cần được đánh giá và sửa đổi để phản ánh chiến lược của doanh nghiệp hiện tại và nhu cầu của nhân viên.
Điều quan trọng không kém là xác định ngân sách sẵn có để chi cho các phúc lợi, vì hầu hết các doanh nghiệp đều có những ràng buộc về chi phí trong việc cung cấp phúc lợi cho nhân viên. Doanh nghiệp cần chi phí phúc lợi lợi ích hiện tại và chi phí dự kiến, tạo bảng tính ngân sách phác thảo hàng năm.
2. Tiến hành Đánh giá nhu cầu
Cần tiến hành đánh giá nhu cầu để xác định việc lựa chọn và thiết kế các phúc lợi tốt nhất dựa trên nhu cầu và mong muốn của nhân viên. Đánh giá nhu cầu có thể bao gồm nhận thức của doanh nghiệp về nhu cầu lợi ích của nhân viên, đối chiếu với đối thủ cạnh tranh và luật lao động. Có thể sử dụng cách tiếp cận nghiên cứu nhu cầu nhân viên dưới dạng phỏng vấn hoặc bảng câu hỏi, tuy nhiên doanh nghiệp cần cam kết có phản hồi trong việc thiết kế gói phúc lợi dựa trên kết quả khảo sát đó.
Đối với những phúc lợi hiện tại, doanh nghiệp có thể đánh giá dựa trên tần suất sử dụng của nhân viên về một phúc lợi cụ thể, từ đó có thể phân tích chi phí và hiệu quả mang lại đối với nhân viên.
Các tổ chức nên phân tích nhân khẩu học lực lượng lao động hiện có để hỗ trợ xác định nhu cầu của các loại nhân viên khác nhau. Những nhân viên trẻ hơn có thể coi trọng thời gian nghỉ được trả lương nhiều hơn, trong khi những nhân viên lớn tuổi hơn có thể đặt giá trị cao hơn vào các kế hoạch thu nhập khi nghỉ hưu.
3. Lập chương trình kế hoạch phúc lợi
Sau khi hoàn tất việc đánh giá nhu cầu và phân tích khoảng cách, doanh nghiệp sẽ cần hình thành thiết kế kế hoạch phúc lợi mới và có thứ tự ưu tiên. Sau đó xác định chi phí cung cấp các phúc lợi được ưu tiên và đánh giá nó so với ngân sách.
Bước này phức tạp và có thể phải xem xét nhiều yếu tố: Có thể thực hiện các thay đổi đối với thiết kế kế hoạch hiện tại để tiết kiệm chi phí không? Có thể loại bỏ những lợi ích mà nhân viên không sử dụng hoặc không được coi trọng? Các chi phí hành chính cho các phúc lợi đó là gì? Những tính năng giảm chi phí nào có thể được áp dụng? Nhân viên sẽ phải đóng góp, và bao nhiêu? Có các nguồn lực để quản lý nội bộ hay cần quản trị viên và người môi giới bên thứ ba cho một số kế hoạch nhất định? Đây là những đánh giá mà người sử dụng lao động sẽ thực hiện để xác định xem có nên thêm, thay đổi hoặc loại bỏ các dịch vụ phúc lợi hay không.
4. Thông báo Kế hoạch Phúc lợi cho Nhân viên
Chiến lược truyền thông là một thành phần quan trọng đối với việc lập kế hoạch và quản lý phúc lợi. Sự hiểu biết của nhân viên về các phúc lợi là rất quan trọng đối với ủng hộ của nhân viên. Nếu không có sự ủng hộ, những nỗ lực của doanh nghiệp, cho dù được thiết kế hoàn hảo cũng có thể vô ích. Nếu ý kiến đóng góp của nhân viên được thu thập và sử dụng trong quá trình thiết kế quyền lợi, người sử dụng lao động phải đảm bảo chia sẻ điều này với nhân viên và cho họ biết phản hồi của họ ảnh hưởng như thế nào đến việc thiết kế chương trình phúc lợi. Tác động tích cực đến việc tuyển dụng, giữ chân và nâng cao tinh thần của nhân viên có thể bị mất đi nếu không có các kế hoạch truyền thông hiệu quả. Các mục tiêu truyền thông về phúc lợi nên bao gồm:
- Tạo nhận thức và đánh giá cao các phúc lợi mới hoặc hiện có và cải thiện an toàn tài chính của nhân viên.
- Cung cấp hiểu biết về các phúc lợi.
- Khuyến khích sử dụng phúc lợi một cách hiệu quả.
5. Xây dựng Quy trình Đánh giá Định kỳ để Xác định Hiệu quả
Định kỳ xem xét lại chương trình kế hoạch phúc lợi là một bước quan trọng khác trong quy trình quản lý phúc lợi, để xác định xem nó có đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức và nhu cầu của nhân viên hay không. Những thay đổi trong môi trường kinh doanh, nền kinh tế, môi trường pháp lý và nhân khẩu học của lực lượng lao động đều tạo ra các động lực ảnh hưởng đến việc cung cấp lợi ích. Doanh nghiệp nên xem xét việc phát triển các mục tiêu và phép đo để đánh giá các chương trình phúc lợi và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiế, cân nhắc sử dụng các xu hướng bên ngoài và dữ liệu điểm chuẩn hoặc tiến hành khảo sát nhân viên định kỳ.