Là một huấn luyện viên kinh doanh , tôi dành phần lớn thời gian của mình để điều hành các phiên hoạch định chiến lược cả ngày hoặc thậm chí nhiều ngày cho các CEO và đội ngũ lãnh đạo của họ . Trong nhiều năm qua, tôi đã học được rằng cách tôi điều hành các cuộc họp này cũng quan trọng.
Khi bạn đang điều hành các cuộc họp dài đòi hỏi người tham gia phải suy nghĩ sâu sắc và cộng tác chặt chẽ với nhau, các kỹ thuật tạo thuận lợi này có thể tạo ra tác động lớn hơn và đạt được kết quả tốt hơn.
1. Sử dụng một tư duy học tập hợp tác.
Đầu tiên và quan trọng nhất, có một cách tiếp cận học tập hợp tác cho cuộc họp. Bạn có thể có một kế hoạch vững chắc và một ý tưởng mạnh mẽ về những gì bạn muốn đạt được, cách bạn muốn cấu trúc mọi thứ và kết quả mong muốn, nhưng bạn cũng cần phải cho người tham gia một vai trò và tiếng nói trong các quyết định này.
Điều này không có nghĩa là bạn không cần một đề tài để thảo luận. Tôi thực sự đề nghị một đề tài để thảo luận nhưng đừng quá gắn bó với nó. Nếu các vấn đề phát sinh cần được ưu tiên hoặc nhóm đưa ra một cách khác để giải quyết vấn đề, hãy cởi mở với các đề xuất và sẵn sàng điều chỉnh.
2. Đồng ý với các mục tiêu cuộc họp.
Tôi luôn bắt đầu các cuộc họp với việc trình bày một tập hợp rõ ràng các kết quả mong muốn. Tôi giữ nó đơn giản và tập trung vào ba đến năm điểm chính. Đây có thể là các quyết định, kế hoạch, phương hướng, làm rõ hoặc các mục hành động.
Vấn đề ở đây là đặt mục tiêu của bạn. Nó cũng giúp đảm bảo tất cả mọi người có cùng kỳ vọng. Đôi khi tôi bắt đầu cuộc thảo luận này bằng cách hỏi họ muốn ra khỏi cuộc họp trước khi tôi trình bày chương trình thảo luận của mình chỉ để đảm bảo tất cả chúng ta đều ở trên cùng một trang.
3. Tạo bối cảnh phù hợp.
Bối cảnh là tất cả mọi thứ cho các loại cuộc họp. Nếu bạn muốn mọi người nghĩ về bức tranh dài hạn và lớn, bạn cần phải đưa họ ra khỏi suy nghĩ hàng ngày. Tôi thường tổ chức các cuộc họp chiến lược ngoài công trường để mọi người ít bị gián đoạn hơn. Ngay cả ở trên một tầng khác của cùng một tòa nhà cũng hữu ích trong việc loại bỏ những gián đoạn có thể xảy ra.
Bạn cũng cần thay đổi suy nghĩ của họ. Tôi bắt đầu các cuộc họp với “một người quét tâm trí” để giải tỏa suy nghĩ của họ để họ cởi mở với những ý tưởng mới. Tôi cũng bắt đầu với các bài tập nhóm vui vẻ để làm cho họ nhận thức được cách họ giao tiếp và tương tác như một nhóm.
4. Thu hút mọi người vào công việc.
Khi tôi lần đầu tiên bắt đầu tạo điều kiện cho các loại cuộc họp này, tôi đã tự viết những mẩu giấy rách rưới trên bảng trắng, ghi chú và di chuyển các tờ biểu đồ lật xung quanh. Tôi đang đổ mồ hôi và những người khác chỉ ngồi trên ghế của họ. Tôi nghĩ rằng tôi cần phải làm tất cả các công việc để trở thành người hỗ trợ có giá trị.
Bây giờ tôi biết rằng nó ngược lại. Tôi phân công vai trò cho cuộc họp và khiến họ thực hiện công việc. Họ tự viết lên bảng xếp hạng lật, tôi chỉ định một người ghi chép để ghi chú và thậm chí tôi còn chỉ định ai đó làm DJ để chơi nhạc trong các phiên đột phá. Điều này giữ cho họ tham gia và di chuyển xung quanh và nó cho phép tôi tập trung vào việc quan sát động lực của nhóm và theo dõi chương trình thảo luận chung.
5. Quản lý năng lượng của đội.
Một trong những vấn đề chính với các cuộc họp cả ngày hoặc nhiều ngày là quản lý mức năng lượng trong phòng. Tập trung tinh thần và lượng đường trong máu sẽ sáp và suy yếu dần trong suốt cả ngày. Điều quan trọng là phải giữ năng lượng cao và tránh chạy vào một đường thẳng.
Tôi thích bắt đầu buổi sáng và buổi chiều với một bài tập thể dục. Bất cứ điều gì khiến mọi người rời khỏi ghế của họ và di chuyển xung quanh là hữu ích. Ví dụ, tôi sẽ yêu cầu mọi người đứng xung quanh một bảng lật để thảo luận thay vì ngồi vào chỗ của họ. Bạn cũng có thể tạo ra các bài tập khiến mọi người di chuyển quanh phòng hoặc thậm chí thực hiện các buổi đột phá bên ngoài để mọi người có thể đi bộ xung quanh. Ý tưởng là để giữ cho họ di chuyển.
6. Hạ cánh cuộc họp.
Kết thúc tốt các cuộc họp này là chìa khóa. Dành cho bản thân nhiều thời gian để kết thúc và thảo luận về những gì bạn đã hoàn thành và giải thích các bước tiếp theo là gì. Tôi thường kết thúc các cuộc họp bằng cách yêu cầu mỗi người tóm tắt những bước đi quan trọng của họ và các mục hành động của họ ra khỏi cuộc họp.
Tôi cũng muốn khiến mọi người suy ngẫm về cuộc họp và giải thích những gì họ thích nhất và những gì họ có thể thay đổi. Điều này giúp họ nhớ mọi thứ chúng tôi đã hoàn thành và cung cấp cho tôi thông tin phản hồi có giá trị cho các cuộc họp trong tương lai.
Theo thời gian, bạn sẽ phát triển các kỹ thuật và thủ thuật của riêng bạn cho các cuộc họp. Bạn cần một chương trình thảo luận vững chắc và các bài tập được thiết kế tốt, nhưng các cuộc họp có giá trị có một vòng cung được quản lý tốt với sự bắt đầu, giữa và kết thúc rõ ràng. Nắm vững nghệ thuật tạo thuận lợi cho cuộc họp này sẽ cho phép mọi người giải quyết các chủ đề sâu sắc hơn, suy nghĩ chiến lược hơn và cung cấp kết quả có giá trị hơn cho những người tham gia.
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn