Các cuộc họp rất hiệu quả trong một số tình huống nhất định, nhưng hầu hết chúng ta đang quá lạm dụng chúng.
Nếu công ty của bạn đang chuyển sang làm việc tại nhà, có lẽ bạn đang nghĩ rằng sẽ thường xuyên tổ chức các cuộc họp để đảm bảo sự tương tác với các thành viên với nhau. Tuy nhiên, tổ chức nhiều cuộc họp có thể gây cản trở năng suất của mọi người mà không tăng sự tương tác. Theo nhà cung cấp phần mềm Atlassian, chuyên gia trung bình đã giành 3,1 giờ mỗi ngày cho các cuộc họp và tỷ lệ một nửa thời gian đó là không hiệu quả. Đáng ngạc nhiên hơn , một nghiên cứu khác được công bố trên Harvard Business Review đã báo cáo rằng hơn 65% các nhà quản lý cấp cao nói rằng các cuộc họp không thể đưa các thành viên trong nhóm tương tác với nhau nhiều hơn.
Các cuộc họp có có ý nghĩa là tăng tương các giữa các thành viên trong nhóm chỉ khi bạn biết cách tận dụng chúng. Để tránh lãng phí thời gian trong cuộc họp bạn cần thực hiện những cách sau:
Thiết lập lại những cuộc họp định kỳ
Các cuộc họp định kỳ lãng phí thời gian khi bạn quên hủy chúng và bạn không cần phải gặp nhau trong trường hợp đó của cuộc họp hoặc cuộc họp không còn cần thiết nữa. Nếu bạn thực hiện đặt lại, bạn có thể thấy rằng một số là cần thiết nhưng không cùng tần số và một số không yêu cầu tần suất thường xuyên.
Ngoài việc đặt lại định kỳ, sẽ rất hữu ích khi dành thời gian vào cuối mỗi tuần để xem lại các cuộc họp định kỳ của tuần sắp tới để xem liệu chúng có cần thiết trong tuần đó không.
Các cuộc họp mang tính trình bày
Các cuộc họp gây rối vì họ yêu cầu tất cả những người tham dự phải dành thời gian sang một bên và trải qua tất cả các nội dung giống nhau ở cùng một tốc độ. Sự gián đoạn này có giá trị lợi ích khi các cuộc họp với chủ đề phức tạp và bạn mong đợi cuộc thảo luận chi tiết.
Tuy nhiên, khi luồng thông tin là một chiều, các kênh liên lạc không đồng bộ (email, ghi âm video hoặc ghi âm trước) sẽ tốt hơn vì chúng cho phép mọi người tham gia thông tin ở thời điểm tốt nhất, tốc độ và mức độ sâu cho chúng. Tránh các cuộc họp, nơi bạn sẽ chủ yếu lắng nghe người khác nói chuyện.
Tránh các cuộc họp về các chủ đề đơn giản
Các chủ đề đơn giản thường không yêu cầu nhiều cuộc trò chuyện, khiến các cuộc họp không cần thiết. Trong đánh giá của bạn về các cuộc họp vào tuần tới, hãy làm một bài kiểm tra đơn giản. Bất kỳ cuộc họp nào với chương trình nghị sự chỉ bao gồm các chủ đề đơn giản nên được hủy bỏ và thay thế bằng một giao tiếp không đồng bộ.
Hoãn các cuộc họp khi tất cả những người ra quyết định không thể tham dự.
Theo nghiên cứu của 3M, một phần ba các cuộc họp không có tất cả những người có liên quan. Cuộc họp mà không có tất cả những người ra quyết định quan trọng tạo ra công việc tiếp theo, làm mất đi tính hữu ích của nó và / hoặc dẫn đến cuộc họp thứ hai, trùng lặp ngày hoặc tuần sau đó.
Mọi người không trả lời lời mời họp. Để tránh tổ chức cuộc họp thiếu người chơi chính, hãy theo dõi những người ra quyết định khi bạn xem lại các cuộc họp trong tuần tới nếu bạn không chắc chắn về sự tham dự của họ.
Cố gắng bỏ qua các cuộc họp với hơn 20 người
Nhà sử học người Anh C. Northcote Parkinson gọi 20 người là hệ số kém hiệu quả bởi vì, theo kinh nghiệm của ông, nội các chính phủ với hơn 20 thành viên đấu tranh để đưa ra quyết định . Tầm quan trọng của an toàn tâm lý đối với thành công của đội cũng cho thấy rằng các cuộc họp lớn sẽ làm tổn hại đến hiệu suất. Các thành viên trong nhóm cảm thấy an toàn khi mọi người nói trong khoảng thời gian gần như nhau, một điều không thể khi có quá nhiều người có mặt.
Mặc dù không phải lúc nào cũng có thể, khi được mời tham dự các cuộc họp lớn, hãy xem liệu một người tham dự khác có thể đại diện cho bạn hay không, các ghi chú có thể được chia sẻ hoặc bạn có thể tham dự chỉ cho các phần có liên quan.
Thay vì mù quáng thêm các cuộc họp vào lịch của bạn và của công ty, hãy sử dụng cơ hội duy nhất này để điều chỉnh kích thước đúng thời gian bạn dành cho các cuộc họp.
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn